X
csm_header_archivierungssoftware_rwas_2_1920x352_fe17b528a6

Управление на аналогови и дигитални архиви.

Софтуер за управление на архив – RWAS.

Благодарение на системата за електронно управление на архив RWAS, нашите клиенти имат достъп до дигитализираните си физически архиви по всяко време и могат самостоятелно да управляват информацията си. Софтуерът включва функционалности като бързо преглеждане, директно качване на сканирани документи, много потребителски акаунти с индивидуални права на достъп и лесен за ползване онлайн интерфейс.

Освен, че значително повишава ефективността, RWAS се грижи и за по-голямата сигурност на архива ви. Всяко действие и всяка промяна в архива автоматично се записва и може да бъде проследено във всеки един момент. Освен това, цялата дигитална информация се съхранява на изключително надеждна сървърна инфраструктура.

RWAS накратко:

  • Изключителна разработка на РАЙСВОЛФ
  • Специализирана в управление на физически архив
  • Лесен потребителски интерфейс
  • Постоянен достъп и контрол от страна на клиента
  • Онлайн заявки за предоставяне на документи
  • Преглед на периода на съхранение на всеки документ
  • Управление на склада и поръчките
  • Достъп до базата данни в реално време
  • Гъвкаво индексиране на архива
  • Статистики
  • Предоставяне на онлайн документи с етикиране
  • Огледален сървър и поддържка на копие на базата данни за по-голяма сигурност
  • Ежедневни външни бекъпи
  • Сървърна инфраструктура, разположена в Германия
  • Сертификат от UDL Schlewsig-Holstein, немски независим център за защита на информацията

 

 

 

RWAS Клиентски казус

Благодарение на предоставените чрез RWAS услуги за управление на архиви, един от нашите клиенти успя да премести и организира огромния си архив, състоящ се от около 400,000 архивни кутии, намиращи се в офиси в 68 различни града. Преместването на архива отне приблизително 12 месеца. През това време оптимизирахме достъпа до документите с над 98%, чрез ръчно търсене и регистриране на дигитални файлове в RWAS.

Проектът премина през 3 етапа:

1. Всички архивни кутии бяха етикирани на ниво кутия/папка и регистрирани в софтуера за управление на архиви на РАЙСВОЛФ, за да се гарантира постоянен, бърз и надежден достъп до документите.

2. Част от активния архив (всички договори за последните 10 години) бяха сканирани – те представляваха общо около 2% от целия архив. Освен това, срокът на давност на всеки документ или договор беше въведен в нашия архивен софтуер, според законовите изисквания. След сканирането, индексирахме 4-5 полета от всеки документ, за да се осигури лесно извличане на информацията от сканираните документи.

3. Всички архивни кутии по-стари от 10 години бяха проверени и инвентаризирани от служители на РАЙСВОЛФ. Клиентът реши коя част от архива да бъде унищожена и коя да бъде запазена още известно време.

 

Ползи

След като проектът беше прегледан, годишният бюджет на клиента ни ясно показа, че решението да се премести архива за въшно съхранение спестява на компанията и преки, и непреки разходи. Освен това, компанията изцяло елиминира риска – архивът се управлява от професионална компания и е сортиран според вътрешната структура на компанията, в съответствие с международната законова рамка.

Документите могат да бъдат намерени и прегледани електронно за минути. Всички упълномощени потребители могат да работят със софтуера по едно и също време, от всяка точка на света, и могат да заявяват доставка на физическия документ или да го преглеждат в електронен формат. Използването на хартия значително намалява.

Благодарение на предоставените услуги от компания, която е лидер на пазара на решения за управление на документи, клиентът ни успява да се фокусира върху ключовите си компетенции и да използва ресурсите си, за да стане една от най-добрите компании в своята сфера на дейност.